Применение инструментов бережливого управления в условиях профессионального колледжа

Коренные преобразования в общественно-политическом устройстве страны повлекли за собой изменения в конъюнктуре спроса и предложения на рабочую силу, что поставило учреждения среднего профессионального образования перед необходимостью серьезного переосмысления своей роли и места в новых условиях. Для того чтобы сохранить свои позиции, быть востребованными на рынке образовательных услуг. профессиональным образовательным организациям необходимо обеспечивать конкурентоспособную политику и искать новые эффективные подходы к управлению.

Один из наиболее перспективных подходов базируется на идее использования концепции бережливого производства, основанной на гибких методологиях, принципах эффективного управления ресурсами, внимания к нуждам потребителя, концентрации на проблеме устранения всех видов ресурсных потерь, результативного использования субъектами управления собственного интеллектуального потенциала. Применение принципов бережливого производства в образовательном процессе учреждения – это одно из приоритетных направлений его развития и условий повышения качества подготовки выпускников. Любое образовательное учреждение является своего рода «фабрикой» по производству квалифицированных кадров, в которой реализуется та или иная система управления этим «производством», в связи с чем некоторые принципы бережливого производства вполне могут быть применимы к образовательному процессу.

В вязи с этим наш колледж активно включился в работу по внедрению принципов бережливого производства. В январе 2021 года колледжу был присвоен статус федеральной экспериментальной площадки по теме «Использование инструментов бережливого управления в образовательном процессе».

Первоначально в колледже была создана рабочая группа из наиболее инициативных, творческих педагогов, владеющих методологией экспериментальной и инновационной работы.

Поскольку бережливое производство – это концепция управления, которая основана на постоянном стремлении организации к устранению всех видов потерь, творческая группа начала свою работу с выявления потерь, возникающих в образовательном процессе. Анализируя  образовательный процесс в колледже, мы постоянно сталкиваемся с выраженными и неявными потерями.  Педагоги зачастую работают в режиме многозадачности, постоянного цейтнота, что приводит к снижению работоспособности и неизбежно, к снижению качества образовательных услуг. Кроме того, мы отмечаем, что не все процессы  оптимизированы должным образом, а значит работа сотрудников не приносит ощутимой пользы процессу. Также отмечаются недостатки в планировании деятельности организации, в результате чего одни сотрудники перегружены поручениями, а другие не в полной мере не выполняют свои должностные обязанности.

Рабочая группа провела практические исследования по выявлению и учёту потерь. В процессе исследования использовались методы ситуационного анализа,  мониторинга, анализа и обобщения данных. Детально были проанализированы все потери, возникающие на разных этапах деятельности образовательной организации, а также определены причины и способы их устранения.

Результатом работы группы стала разработка методических рекомендаций для  формирования целостных представлений педагогических работников колледжа о видах потерь, возникающих  в процессе внедрения принципов бережливого  управления, причинах их возникновения и способах устранения. Данные методические рекомендации актуальны и целесообразны, поскольку работа каждого педагога, направленная на выявление и устранение потерь в собственной деятельности неизбежно приведёт к оптимизации образовательного процесса в организации  в целом.

В дальнейшем рабочая группа приступила к внедрению важнейшего инструмента бережливого производства – системы 5С. Концепция 5S уходит корнями в философию «кайдзен», что в переводе с японского языка означает «постоянное совершенствование». Она позволяет не просто навести порядок на рабочем месте, но и воспитывает стремление к дисциплине и саморазвитию. Метод 5С состоит из пяти шагов по организации и подержанию порядка на рабочих местах: сортировка, содержание в чистоте, создание порядка, стандартизация, совершенствование. В своей работе группа ориентировалась на национальный стандарт ГОСТ Р 56906-2016 Организация рабочего пространства 5С.

Сортировка — это первый шаг метода 5S,  в котором осуществляется разделение предметов на необходимые (нужные)  и ненужные и удаление ненужных предметов.  Рабочей группой были сформулированы рекомендации по сортировке предметов и разработан перечень необходимых предметов, включающий  количество, способы и сроки обеспечения нужными предметами.

На этапе самоорганизации (соблюдении порядка) осуществляется размещение нужных предметов на рабочем месте (рабочем пространстве) таким образом, чтобы максимально снизить потери при их использовании и поиске персоналом. Творческой группой для учебных кабинетов, включая лаборатории и мастерские были разработаны план-схемы с отдельными схемами рабочего стола. Также были сделаны фотографии рабочих мест с использованием метода «было-стало», наглядно демонстрирующих произошедшие изменения, что, на наш взгляд,  способствует повышению мотивации работников и поддержанию стандарта рабочего места.

Систематическая уборка — это третий шаг метода 5S. в котором осуществляется постоянное поддержание рабочих мест/пространства, предметов в чистоте и постоянной готовности к использованию. Результатом работы над третьим шагом стала разработка регламента обеспечения и поддержания чистоты учебного кабинета, включающего в себя объекты и методы уборки, инструменты, периодичность и  время выполнения уборки.

Стандартизация — это четвертый шаг метода
 5S. в котором устанавливаются стандарты по выполнению первых трех шагов.  Результатом работы творческой группы стал стандарт рабочего места, включающий в себя:  перечень и количество необходимых предметов: схемы расположения необходимых предметов;  фотографии образцового состояния рабочего места/пространства; регламент обеспечения и поддержания чистоты.

Очень важным в системе 5С является совершенствование - процесс непрерывного поддержания и развития результатов, достигнутых с помощью первых четырех шагов. Для поддержания и развития метода 5S в организации необходимо периодически проводить аудиты рабочих мест на соответствие стандартам на основе разработанных контрольных листов.  В связи с этим нами был разработан контрольный лист соответствия рабочего места методам 5С. Данный документ включает в себя контролируемые параметры по каждому шагу 5С, критерии оценки, периодичность проведения аудитов. Также продумано оформление результатов аудита как по каждому рабочему месту, так и по организации в целом.

Очень  важной составляющей бережливого управления является создание условий для активного вовлечения персонала в процесс реализации принципов системы 5С. Для понимания членами коллектива механизмов реализации методов системы 5С была проведена серия обучающих семинаров. С целью максимальной эффективности реализации принципов 5С администрацией колледжа были продуманы методы материальной и нематериальной мотивации членов коллектива. В настоящее время  около 40% членов педагогического коллектива проявили заинтересованность и активно включились в работу.

В дальнейшем творческая группа продолжила работу над  инструментом визуализации процесса исполнения задач. Доска задач (канбан) представляет собой таблицу, расчерчиваемую на магнитно-маркерной доске, отражающую перечень задач, которые выполняют сотрудники в режиме реального времени. Мы разработали единую форму доски, в которой были определены колонки-этапы,  в колонках размещены стикеры, символизирующие задачи.  Для разных типов задач используются стикеры разных цветов.   По мере того, как выполняется работа, стикер с задачей двигается по доске слева направо: от инициации работы к ее завершению (колонка «Выполнено»).  Одна колонка соответствует одному этапу.

 Преимуществами использования данного инструмента является простота использования, возможность прояснить цели и увидеть приоритетные задачи,  создание целостного представления о рабочем процессе, положительные эмоции от видимых результатов своей работы за счет перемещения стикера в блок «Выполнено». В основе внедрения данного инструмента лежит визуализация, ограничение сроков выполнения,  планирование и приоритеты.  

Также для коллектива был организован обучающий семинар по внедрению инструмента Канбан. Коллеги приняли информацию к сведению и значительная часть коллектива оформила индивидуальные доски задач. В перспективе мы планируем оформление коллективных досок в рамках работы структурных подразделений, что позволяет корректировать загрузку сотрудников, выявлять проблемные зоны в работе структурного подразделения и своевременно принимать корректирующие решения. Также планируется проведение совещаний в формате ежедневной встречи у доски задач, поскольку такие коллективные обсуждения очень дисциплинирует работников, позволяют увидеть свои недоработки, подводят к необходимости более тщательного планирования и организации  своего рабочего времени, а также реализации одного  из принципов бережливого производства «точно, в срок».  

Термин “пока-ёкэ” переводится как “предупреждение ошибок” или “предупреждение отклонений”. Цель инструмента “пока-ёкэ” — предотвратить появление дефектов благодаря своевременному обнаружению, исправлению и устранению ошибок.

В рамках реализации данного инструмента в колледже во всех подразделениях разработаны унифицированные формы, шаблоны документов, чек-листы мероприятий. Унифицированные формы необходимы в работе образовательной организации, поскольку вырабатывают единые подходы к оформлению документации. Шаблоны очень помогают педагогам при заполнении разного рода учебной документации, этот процесс не вызывает затруднений и сокращает время его выполнения.

  Кроме этого, мы решили разработать чек-листы, связанные с  функционалом педагогических работников. Эта необходимость возникла, прежде всего, потому что среди педагогических работников профессиональной образовательной организации большой процент составляют специалисты, которые пришли с предприятий и ранее не сталкивались с педагогической деятельностью. Для многих новая сфера деятельности вызывает большие затруднения. Начинающий специалист нуждается в конкретном, понятном и доступном для его понимания перечне функций, которые он должен выполнять как педагог.  Должностная инструкция, с которой знакомится каждый специалист, содержит весьма объемные, а зачастую размытые формулировки трудовых функций и даже подробное изучение данного документа не всегда даёт полное представление  о функциях педагогического работника. Чек-лист, содержащий короткие и конкретные формулировки и включающий перечень документов, которые необходимо изучить для выполнения той или иной функции, даёт работнику понимание особенностей выполняемой им работы.

Творческой группой были разработаны чек-листы для преподавателя, мастера производственного обучения, руководителя группы, руководителя практики, руководителя курсового проектирования, заведующего кабинетом, лабораторией, мастерской, руководителя выпускной квалификационной работы. Разработка узконаправленных листов также помогает начинающему специалисту в понимании и разграничении выполняемых функций. Подобные чек-листы имеют большую практическую значимость, в чём мы убедились при внедрении их в работу. 

Следующий инструмент, над внедрением которого мы работаем – визуализация. Визуализация является основой фундамента менеджмента любой организации. Состояние всех процессов должно быть наглядным, даже самые тщательно спроектированные процессы требуют высокого уровня дисциплины, внимания и поддержки, которые нужно постоянно отслеживать. Система визуализации данных позволяет получать объективную картину жизнедеятельности организации, поддерживать обратную связь и корректировать процессы.

В нашей организации применяются следующие способы визуализации: оконтуривание, цветовая маркировка, метод дорожных знаков, разметка, информационная доска, фотографии. Оконтурить – значит обвести контуром предметы там, где они должны постоянно храниться. Когда нужно будет вернуть инструмент на место, контур укажет место хранения этого инструмента. Цветовая маркировка используется для организации рационального рабочего пространства и позволяет систематизировать предметы, документы, места хранения и т.д. для сокращения времени поиска необходимого. Метод дорожных знаков использует принцип указания на предметы, находящиеся перед работником (что, где и в каком количестве). Разметка используется для выделения местонахождения чего-либо на полу или в проходах, применяется для обозначения разделительных линий между рабочими зонами. Наличие информации на стендах дает обратную связь работникам колледжа, которые на ее основании могут регулировать свою работу.

Большая работа в колледже была проведена над внедрением технологии «Управление по целям SQDCM». Этот инструмент визуального управления позволяет быстро оценить ключевые показатели эффективности рабочего процесса организации в целом по следующим направлениям: безопасность, качество, исполнение заказа, затраты, корпоративная культура. Система визуального менеджмента ориентирована на непрерывное развитие организации на основе совместного целеполагания, определения и достижения ключевых показателей эффективности посредством снижения потерь. Ключевые показатели эффективности (KPI) —  это числовые показатели  деятельности, которые помогают измерить степень достижения целей и результативности процесса.

Нами была проведена работа по определению показателей эффективности. По каждому направлению было выделено   3 показателя, при этом определялись критерии оценки каждого показателя, периодичность ого оценки и способы визуализации на стенде. В реализации данного инструмента не может быть задействована только инициативная или  рабочая группа. Это работа всего коллектива, погружение в работу всех структурных подразделений, ответственность за результат каждого отдельного педагога.

Система SQDCM позволяет формировать и сохранять наши ценности. Как основные ценности мы выделяем: сотрудничество с предприятиями,  успешное трудоустройство, постоянное развитие, конкурентоспособность выпускников, качественное образование, ответственность за результат.

Помимо внедрения инструментов бережливого управления, мы  ставим перед собой задачу формирования бережливого стиля мышления наших студентов. Мы планируем выпускать специалистов, обладающих подобным стилем мышления и готовых работать в условиях бережливого предприятия.   В связи с этим  во все  учебные планы организации  введена вариативная дисциплина  «Основы бережливого производства». Полученные знания позволят выпускникам быстрее адаптироваться в производственной деятельности, а также решать практические задачи на производстве, активно использующем принципы бережливого производства.

Внедрение инструментов бережливого управления  - это длительный и трудоёмкий процесс, поэтому работа в данном направлении продолжается.

Оригинал публикации (Читать работу полностью): Применение инструментов бережливого управления в условиях профессионального колледжа