Построение единого информационного пространства образовательной организации среднего профессионального образования

Одной из ключевых задач модернизации экономики становится подготовка высококвалифицированных специалистов, которую невозможно решить, не повысив эффективность управления учебным заведением. Качественное управление в современных условиях невозможно без информационных технологий. Современный мир стремительно «оцифровывается», в том числе и сфера образования. Работа управленцев становится не выполнимой без использования информационной системы: большие потоки информации, разнообразная отчетность, стандарты оформления, повышение требований к скорости обработки. Под информационной системой мы будем понимать совокупность данных и технических средств, способных принимать, обрабатывать, хранить и выдавать информацию пользователю в максимально короткие сроки. Необходимость обеспечения активного взаимодействия с родителями и обучающимися определяет необходимость в электронной среде и для преподавателей. Кроме того, в последнее время государство активно развивает Федеральные информационные системы (ФИС), такие как «ФИС ГИА и приема», «ФРДО» (федеральный реестр документов об образовании), «Контингент». Взаимодействие с ними в «ручном» режиме практически невозможно. Все эти требования заставляют образовательные организации выстраивать единое информационное пространство, исключающее двойной ввод данных, облегчающее работу сотрудников, повышающее скорость прохождения информации, дающее возможность накопить информацию, выполнить её анализ и принять качественное управленческое решение.

В данной статье мы хотим поделиться опытом построения единого информационного пространства в «Ачинском техникуме нефти и газа» и остановиться на возможностях эффективного управления работы методиста, преподавателя и руководителя группы. В нашем техникуме по всем этим направлениям ведется работа с помощью программного продукта «1С: Колледж». Программа адаптирована под специфику учебного заведения, на протяжении года ведется ее активное внедрение, но идет постоянная доработка и добавление нового функционала для реализации учета, контроля, анализа и планирования в учебном заведении. Интуитивно понятный интерфейс позволяет быстро ориентироваться что и в какой последовательности нужно выполнять, для достижения поставленных задач. Для обеспечения эффективной работы информационной системы проводятся специальные семинары по обучению персонала, а так же на сайте нашего техникума есть ссылка на обучающее видео по 1С:Колледж.

Всех положительных моментов использования данного продукта, не перечесть, но пока остановимся на трех основных направлениях в деятельности техникума.  Преподаватели и руководители групп отмечают следующие преимущества:

1. Ведение «Электронного журнала», в котором организован не только учет посещаемости и успеваемости студентов, но есть возможность проводить анализ по этим позициям, печати этих данных, что не только удобно, эстетично, но и экономит время. Бумажный журнал учебных занятий ведется в обычном режиме в соответствии с требованиями, но электронный журнал помогает своевременно принимать управленческий решения, делать отчеты, ведомости посещаемости и успеваемости с наименьшими временными затратами. Проблема дублируемости двух журналов – бумажного (рукописного) и электронного пока не решена, но это вопрос времени. В современных условиях логичнее, удобнее и надёжнее хранить прошлогодние журналы в электронной форме, независимо от системы, в которой он ведется, пригодном для чтения в формате, подтверждённом электронной подписью.
2. Учет фактического выполнения нагрузки преподавателем в информационной системе нагляден, прост в использовании и удобен для самоконтроля преподавателя. Выполнение данных операций программой не только экономит время, но также исключает ошибки, вызванные человеческим фактором. Расписание занятий в электронном виде, которое находится на «Рабочем столе» программы автоматически подгружается в электронный журнал в режиме реального времени. Таким образом организовывается информационный обмен между всеми участниками образовательного процесса в едином пространстве.

Отделение дистанционного обучения (ДО) является структурным подразделением техникума, где осуществляется подготовка специалистов без отрыва от производства. Отделение объединяет в себе приемную комиссию, работу с документацией по всем направлениям отделения, организацию образовательной деятельности. На дневном отделении все эти функции выполняют специальные группы людей, на отделении ДО так же реализуются все эти этапы от «набора абитуриентов» до «выпуска студентов», и соответственно мы несем полноту ответственности за качество и своевременность выполнения работ. Для того, чтобы выполнять все качественно, вести делопроизводство в соответствии с действующими локальными актами и инструкциями, соблюдать срокимы также используем информационную систему «1С:Колледж».Для обеспечения работ используем следующие подсистемы программы: «Приемная комиссия», которая позволяет автоматизировать процесс «Приема документов» (формирование личного дела абитуриента ;контроль сдачи необходимых документов (произвольный набор);учет данных абитуриентов; контроль возврата документов), процесс «Зачисления абитуриентов в учебное заведение» (построение вступительных рейтингов; формирование приказов о зачислении абитуриентов в сформированные группы, анализ работы приемной комиссии; контроль хода набора). Подсистема «Деканат» позволяет автоматизировать процесс «Учета движения контингента» (формирование приказов о движении контингента; анализ контингента и формирование отчетности; предоставление студентам и организациям необходимых справок.), процесс «Выпуска студентов» (утверждение тем дипломов; формирование Государственной Аттестационной Комиссии (ГАК);учет протоколов работы ГАК; подготовка и проверка данных для дипломов и академических справок; формирование выходных документов об образовании: дипломов, приложений к диплому, академических справок). Подсистема «Учебная часть» позволяет автоматизировать «Планирование учебного процесса и распределение нагрузки» (ведение требований стандартов обучения по специальностям, хранение основных параметров используемых государственных стандартов, используемых в дальнейшем для подготовки рабочих учебных планов, печати диплома и приложения к диплому.

Заметно повысилось развитие ИКТ-компетентности педагогов, этот факт становится фундаментом для формирования информационного пространства, так как большая ответственность ложится на пользователя при работе в реальной боевой системе, где нет права на ошибку, которая может вызвать серьезные нарушения в функционировании базы данных. Программа используется в многопользовательском режиме с разделением прав доступа в соответствии с должностными обязанностями. Это механизм, позволяющий базе хранить и обслуживать большое количество вариантов редактирования, выполненных множеством пользователей. При этом сохраняется целостность данных и возможность одновременного доступа пользователей к одним и тем же наборам данных.

Мы представили основные направления своей деятельности в построении единого информационного пространства образовательной организации среднего профессионального образования. Еще раз отмечаем что, программа полностью адаптирована под наше учебное заведение и продолжается активная и непрерывная работа в этом направлении, используются утверждённые шаблоны документов для достижения единого стиля и строгого учета в документообороте. Педагогические работники ведут целенаправленную работу по формированию информационной среды через параллельную и регулярную обработку данных в разных разделах информационной системыот работы «приемной комиссии» до «выпуска студента».Для того, чтобы качественно обучать студентов, нужно эффективно управлять и оказывать достойный сервис при оказании образовательных услуг, что укрепляет положение учебного заведения в конкурентной среде.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "Об образовании в Российской Федерации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2016). Статья 98. Информационные системы в системе образования URL:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/07b2a433c35195c28c56a221a970dc3ce333fade/ (Дата обращения: 15.10.2016).
2. Реестр федеральных государственных информационных систем URL: http://rkn.gov.ru/it/register/ (Дата обращения: 15.10.2016).
3. Система программ 1С:КолледжURL: http://www.1c-college.ru/(Дата обращения: 13.10.2016).
4. Буторин Д.Н.: Практика внедрения 1С:Колледж в образовательную организацию URL: https://infostart.ru/article/praktika-vnedreniya-1s-kolledzh-v-obrazovatelnuyu-organizatsiyu-chast-1-iz-9-549551/(Дата обращения: 13.10.2016).
5. Михаил Кушнир: Мифы и реальности электронных школьных журналовURL: https://newtonew.com/overview/lms-myths-vs-reality(Дата обращения: 13.10.2016).
6. Горюнов В. С. Информационные системы в образовании // Молодой ученый. — 2010. — №5. Т.2. — С. 159-161.

Оригинал работы:

Построение единого информационного пространства образовательной организации среднего профессионального образования